一個好的項目管理工具可有效提高組織團隊項目規(guī)劃、執(zhí)行和進度管理的能力。

項目管理工具為團隊創(chuàng)建了一個公開透明的信息渠道，讓每個成員都可以互相了解誰在做什么工作，什么時候能夠完成。項目管理工具具有一系列強大的功能，包括：

靈活的項目視圖，如甘特圖、表格和項目任務(wù)視圖；也包括數(shù)據(jù)分析、項目進度跟蹤和資源分配；...

這些是許多業(yè)務(wù)流程管理工作的關(guān)鍵點。當(dāng)組織團隊開始進行項目規(guī)劃時，很多團隊都會為項目尋找一個適合的項目管理軟件以降低項目管理風(fēng)險。其實這有很多數(shù)據(jù)用來參考，根據(jù)調(diào)研情況估算，約有77%的優(yōu)秀企業(yè)會使用項目管理工具。

此外，使用項目管理工具的組織團隊相比從不嘗試管理工具的組織團隊，所投入的資金會少很多倍。這些數(shù)據(jù)都從一定程度上證明了項目管理工具的重要性。

一、項目管理工具的定義

從基本定義來看，項目管理工具是幫助團隊規(guī)劃、管理和優(yōu)化整個組織資源的軟件。項目管理工具的業(yè)務(wù)和功能各有差異，但會包含一些共同點，如下：

任務(wù)跟蹤和分配：項目管理工具都能夠支持在整個項目生命周期中分配和跟蹤任務(wù)。父項目和子項目：以上這些任務(wù)從業(yè)務(wù)上進行拆分，屬于不同的特定項目，因此大多數(shù)項目管理工具既有父項目（業(yè)務(wù)體量較大的項目）和子項目（屬于父項目的較小項目）。協(xié)同工作：所有項目管理工具都支持某些協(xié)作功能，無論是在單個任務(wù)上協(xié)作、聊天或是支持同步更新信息，或是支持更為強大的協(xié)作能力。文檔共享：要成功完成任務(wù)和項目，團隊需要能夠共享并同步使用文檔和資源。所以大多數(shù)項目管理工具都支持文檔共享和協(xié)同編輯功能。

二、項目工具的重要性

項目管理工具對組織或團隊來說至關(guān)重要。

首先，使用工具有助于保持團隊工作井然有序，并確保工作流程遵循既定的規(guī)則。

其次，利用工具可以清楚地分配和了解項目或任務(wù)相關(guān)的所有活動信息。項目管理工具還允許團隊通過評論、聊天等方式清晰快速地進行溝通。

三、如何選擇項目管理工具

市場上有數(shù)千種管理工具，為團隊找到最佳的項目管理工具可能是比較困難的。很多時候，團隊負(fù)責(zé)人購買項目管理工具，卻在幾個月后才發(fā)現(xiàn)只有他們自己是使用工具的人。在進行管理工具之間的比較時，需要注意，有效的項目管理工具應(yīng)該滿足兩個關(guān)鍵點：首先，項目管理工具應(yīng)該具有項目經(jīng)理所需的所有功能。其次，該工具應(yīng)該是整個團隊成員都愿意使用的東西。

滿足這兩個關(guān)鍵點說起來容易做起來難，因此本篇文章列舉了9個關(guān)鍵步驟，以確保能夠找到最適合團隊需求的項目管理工具：

1.明確項目管理的需求

選擇工具的第一步是需要識別團隊當(dāng)前工作方式中遇到的問題。將這些問題分類整理并以列表的形式記錄下來，在之后進行分析參考。團隊可能遇到的問題包括：

各部門之間缺乏溝通項目規(guī)劃雜亂無章，錯過截止日期無法準(zhǔn)確理解客戶反饋團隊成員之間的工作量不均勻接收通知消息過多開展太多浪費時間的會議

當(dāng)對比項目管理工具的所有業(yè)務(wù)和功能時，需要進行參考分析：這個工具能解決團隊遇到的這些問題嗎？如果答案是否定的，那么就將該工具從待選列表中刪除，防止讓不重要的東西（如銷售的演示、精美的界面、可有可無的功能）影響決策。同時還可以使用這個問題列表作為關(guān)鍵參考點，來定義團隊在項目管理工具中想要的功能。將每個功能按優(yōu)先級進行標(biāo)記，以快速了解項目管理工具與團隊的匹配程度。

2.研究適合的項目管理工具

確定團隊的需求后，就可以初步選擇有哪些適合的項目管理工具。以下是一些簡單的方法：

問問同事他們過去喜歡用什么工具與您所在行業(yè)的其他項目經(jīng)理進行交流在行業(yè)網(wǎng)站上查看建議閱讀專業(yè)的項目管理工具評測文章

首先，優(yōu)先考慮團隊成員的反饋，了解他們以前的喜歡使用什么工具，這樣公司會更容易采用。然后將每個管理工具的功能列表和定價與團隊的需求列表進行比較，需要多花一點時間尋找更適配團隊的工具。比如，團隊需要甘特圖嗎？需要看板嗎？這樣一步步對比所有功能，評估完待選工具之后，留下五個以內(nèi)的最終選項，并讓團隊成員也對這幾個最終選項進行投票，挑選出一個大多數(shù)人選擇的項目管理工具。

3.試用項目管理工具

接下來需要團隊成員測試一下這個工具，目前市面上幾乎所有的項目管理工具都支持免費試用，即使不支持，許多公司也很樂意在客戶提出要求時提供試用服務(wù)。首先，需要召集一些團隊成員一起試用該工具，確保選擇具有不同職能和工作風(fēng)格的成員，這樣可以提供不同的意見，防止未來遇到各種各樣的問題。

如果可以的話，直接讓試用團隊使用一個真正的項目來測試管理工具。如果是快速體驗工具的功能只花費十幾分鐘就能完成，但當(dāng)用它來管理真正的項目工作時，就需要詳細(xì)進行使用。否則將無法真正了解工具與項目管理需求相關(guān)的優(yōu)點和缺點。

同時，這些公司的客戶服務(wù)體驗也很重要。想要推動一個新工具的使用，即使非常匹配團隊，也需要付出學(xué)習(xí)和適應(yīng)成本。一個好的產(chǎn)品提供商可以帶來不一樣的體驗，例如可以請求銷售進行產(chǎn)品演示，并花30分鐘到1小時了解服務(wù)商自己如何使用該工具，也可以討論團隊期望的功能；您也可以向支持團隊進行提問，看看他們需要多長時間才能做出回應(yīng)；查看他們的幫助中心和資源，看看是否可以幫助用戶快速入門；詢問您的銷售代表，如果需要更多服務(wù)，他們會如何進行支持。

4.收集團隊成員的反饋

在完成項目管理工具的試用后，就可以收集每個成員的使用體驗，參考以下幾個問題進行反饋信息收集：

項目管理工具會可以提高工作流程的效率嗎？最喜歡和最不喜歡工具的哪些方面？花費了多少時間熟悉工具？推薦工具給身邊人的可能性有多大？

接下來，回到第一步中的問題列表，查看試用的工具如何解決團隊的主要問題。同時也需要考慮項目管理工具如何讓團隊在不同部門之間進行協(xié)作，或與其他產(chǎn)品集成進行協(xié)作，這樣才能有效提高整體工作效率。

5.評估使用工具的成本

在選擇項目管理工具時，不僅需要考慮每個用戶的價格，還要考慮在團隊中推行該工具所需的時間。再想一想團隊當(dāng)前的工作流程浪費的時間、失去的機會和造成的問題。新工具如何優(yōu)化這些問題？如果可以預(yù)估到這個工具長期的價值，那么這個工具就是值得選擇的。

團隊還應(yīng)該考慮哪種付款方式是最適合的，是按月訂閱，或者是按年付款？這是一項長期投資，我們應(yīng)該找出公司資源的最佳利用方式。

6.獲取管理層的認(rèn)同

當(dāng)準(zhǔn)備實施項目管理工具時，最好得到領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)同與支持，因為工具會改變團隊成員的日常工作流程，我們可以通過以下幾種方式獲得支持：

工具選擇委員會中包含領(lǐng)導(dǎo)團隊的成員與領(lǐng)導(dǎo)層就當(dāng)前的工具問題進行溝通向領(lǐng)導(dǎo)層提供過去成功實施的數(shù)據(jù)分析

7.購買項目管理工具

一旦得到了組織團隊中決策人的認(rèn)可，就可以購買該工具了。由于大多數(shù)項目管理工具都是根據(jù)用戶數(shù)進行購買，因此建議購買1-2個小團隊，并將其作為測試，以便驗證和熟悉工具之后向組織其他團隊推廣。

8.實施項目管理工具

這個階段已經(jīng)確定了項目管理工具，相關(guān)的研究也已經(jīng)完成。但是別忘了新工具的實施計劃。要改變并適應(yīng)一個新的工作流程，對大多數(shù)團隊來說都是比較困難的，因此需要一個盡可能順利推行新工具的計劃?？梢钥紤]以下關(guān)鍵點：

時間線：想在什么時候讓所有團隊都使用工具？是想按階段進行還是一次性完成？是否需要其他成員參與時間線制定？培訓(xùn)：不同的團隊需要什么樣的培訓(xùn)？誰來提供？如何提供？用戶：誰能夠成為這個工具的主要用戶？如何讓他們習(xí)慣使用？集成：打算什么時候設(shè)置關(guān)鍵集成？誰來負(fù)責(zé)進行設(shè)置？

一旦讓每個團隊成員都加入使用新工具，主要用戶就必須樹立一個好榜樣。確保主要用戶持續(xù)使用該工具，并隨時回答其他成員的任何問題。

9.進行回顧

新工具在完成實施后，回顧一下整個過程會對團隊很有幫助。團隊在實施的哪些方面會與之前預(yù)估的有所不同？實施過程中出現(xiàn)的哪些問題導(dǎo)致過程不順利？當(dāng)在思考這些問題時，可以向工具的銷售和客戶成功團隊直接反饋，或許他們可以說明這個工具的某些相關(guān)使用場景，來幫助我們解決問題。

同時，與團隊成員定期溝通也很重要，需要了解他們?nèi)绾问褂庙椖抗芾砉ぞ?，可以在哪些地方進行改進，以及從長遠來看如何更好地實施工具。

總體而言，讓團隊學(xué)習(xí)并使用新的項目管理工具，整個過程可能有點冗長和復(fù)雜，但一旦新的工具得到實施并有效進行使用，它可以使每個成員的工作變得輕松許多。

四、國內(nèi)外一些頂級項目管理軟件盤點

通過其他人對工具的使用經(jīng)歷、評價能夠幫助我們更快的判斷這個工具使用體驗、支持服務(wù)情況，以做到盡快排除。俗話說“好評看自己，差評看媒體”就是這個道理。

1.國產(chǎn)研發(fā)項目管理工具榜單TOP1（36Kr）：PingCode

2.國外項目管理工具市場占有率Top1：Atassian（如今已經(jīng)對國內(nèi)用戶停售本地版，政策詳情可通過以下文章了解：哪些國產(chǎn)化項目管理工具可以替代Jira？國產(chǎn)軟件與jira大對比）

3.國內(nèi)通用項目協(xié)作工具市場占有率Top1：Worktile

4.國外最佳易用項目管理工具：Trello

5.最佳開源項目管理軟件：Redmine

6.最佳個人項目管理軟件：Teambition（對個人永久免費）

以上工具的測評、功能、優(yōu)劣勢等可以通過以下文章了解：

高級項目經(jīng)理都在使用哪些項目工具？23年排名前十的項目管理軟件